Conservation des factures : ce qui change au 1er janvier 2027

La fin d'année est souvent le moment où l'on vide les armoires : les cartons de factures de plus de six ans partent au broyeur, l'esprit tranquille. Cette année, ce réflexe peut coûter cher. Au 1^er janvier 2027, la durée pendant laquelle l'administration fiscale peut exiger vos pièces passe de six à dix ans.

Le changement vient de la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales. Il est passé presque inaperçu, noyé dans un texte bien plus large. Voici ce qu'il change concrètement, pour qui, et ce qu'il faut faire avant le 31 décembre.

Six ans, puis dix : ce que dit la nouvelle règle

Jusqu'au 31 décembre 2026, l'article L102 B du livre des procédures fiscales impose de conserver pendant six ans les livres, registres et pièces sur lesquels l'administration peut exercer son contrôle. À partir du 1^er janvier 2027, ce délai passe à dix ans. Il court toujours à compter de la date à laquelle la pièce a été établie, ou de la dernière opération inscrite sur le registre concerné.

Le point délicat est la transition. La nouvelle durée s'applique à toutes les pièces dont le délai de conservation expire après le 1^er janvier 2027. Prenons une facture établie le 15 mars 2021 : avec l'ancienne règle, vous pouviez la détruire le 15 mars 2027. Son délai expirant après le 1^er janvier 2027, elle bascule dans le nouveau régime et doit désormais être gardée jusqu'au 15 mars 2031.

À l'inverse, une pièce dont les six ans étaient déjà écoulés avant le 1^er janvier 2027 n'est pas concernée. En pratique, retenez une consigne simple : ne détruisez plus rien qui date de 2021 ou après.

Qui est vraiment concerné

Commerçants et sociétés : un alignement

Pour un commerçant ou une société commerciale, la surprise est moindre : le code de commerce impose déjà de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans. Ce qui change, c'est que l'obligation fiscale rejoint cette durée. Une facture détruite avant ses dix ans n'est donc plus seulement une faute au regard du droit commercial : elle tombe aussi sous le coup des sanctions fiscales.

Professions libérales et associations : un vrai changement

Pour ceux qui ne relèvent pas du code de commerce — professions libérales, associations soumises aux impôts commerciaux, notamment —, la référence était la durée fiscale de six ans. C'est pour eux que le passage à dix ans représente une vraie différence, et quatre années de cartons supplémentaires.

Une précision pour éviter un contresens : conserver plus longtemps ne signifie pas que le fisc peut redresser plus longtemps. Le délai pendant lequel l'administration peut rectifier vos impôts reste, en règle générale, de trois ans. Ce qui s'allonge, c'est la durée pendant laquelle vous devez être capable de présenter vos pièces — utile, par exemple, pour justifier l'origine d'un déficit reporté ou d'un bien amorti.

Électronique ou papier : sous quelle forme conserver

La loi distingue selon la forme sous laquelle la pièce a été reçue, et cette distinction prend une importance nouvelle depuis la généralisation de la facturation électronique.

Ce qui arrive en électronique reste électronique

Une facture établie ou reçue sous forme électronique doit être conservée sous cette forme pendant toute la durée. L'imprimer et classer le papier ne suffit pas. Avec la réception obligatoire des factures électroniques depuis le 1^er septembre 2026, c'est le fichier structuré lui-même qu'il faut garder dix ans — et, comme nous l'expliquions dans notre article sur les formats Factur-X, UBL et CII, la plateforme agréée qui vous les transmet n'est pas tenue de les archiver à votre place.

Ce qui arrive sur papier peut être numérisé

Une facture reçue sur papier peut, au choix, rester sur papier ou être conservée sous forme numérique. Mais dans ce second cas, pas n'importe comment.

Peut-on jeter ses factures papier une fois scannées ?

Oui, à condition que la numérisation respecte les règles fixées par un arrêté du 22 mars 2017, intégré au livre des procédures fiscales. Elles sont plus exigeantes qu'on ne l'imagine :

• la copie doit être conforme à l'original, en image comme en contenu, couleurs comprises lorsqu'elles portent une information ;
• aucun traitement d'image n'est autorisé, et la compression éventuelle doit être sans perte ;
• chaque fichier est conservé en PDF ou PDF/A-3, assorti d'un cachet serveur ou d'une signature électronique reposant sur un certificat reconnu, et d'une empreinte numérique ;
• chaque fichier est horodaté ;
• l'archivage suit une organisation documentée, soumise à des contrôles internes, qui garantit la lisibilité et l'intégrité des pièces pendant toute la durée de conservation.

Autrement dit, la photo prise au téléphone et rangée dans un dossier partagé ne permet pas de détruire l'original. Elle reste une copie de travail, utile au quotidien, mais sans valeur de substitution. Pour jeter le papier, il faut un dispositif d'archivage qui remplisse ces conditions — le vôtre, ou celui d'un prestataire mandaté.

Ce que coûte une pièce qui manque

La sanction directe est sévère. Depuis le 1^er janvier 2024, la destruction de documents avant l'expiration des délais, leur absence de tenue ou le refus de les communiquer exposent à une amende de 10 000 €, appliquée à chaque demande de l'administration.

S'y ajoutent les conséquences indirectes, souvent plus lourdes. Sans facture, la TVA déduite ne peut plus être justifiée et risque d'être rappelée : une facture de 6 000 € TTC égarée, ce sont 1 000 € de TVA que vous ne pouvez plus défendre, augmentés des intérêts de retard. Une charge sans pièce justificative peut être réintégrée au résultat. Et une comptabilité incomplète fragilise toute la discussion avec le vérificateur.

Le bon réflexe avant le 31 décembre

Quelques semaines suffisent pour se mettre en ordre :

• Suspendre les destructions de toutes les pièces datées de 2021 et après, y compris dans les archives externalisées : prévenez votre prestataire si vous en avez un.
• Repérer les factures reçues en électronique et vérifier qu'elles sont conservées dans leur format d'origine, pas seulement imprimées ni stockées dans une messagerie.
• Décider du sort du papier : le garder, ou le numériser selon les règles ci-dessus avant de le détruire.
• Vérifier le lieu de stockage de vos archives numériques : à ce jour, un stockage hors de France est possible dans un pays lié à la France par une convention d'assistance, avec un accès en ligne pour l'administration, à condition de déclarer ce lieu avec votre déclaration de résultats.

Ressortir ses archives est aussi l'occasion d'en tirer quelque chose. L'analyse Billify extrait le fournisseur, le numéro, la date et les montants HT et TTC de vos factures, scannées ou en PDF, dans un export Excel exploitable — pratique pour reconstituer un historique ou repérer une pièce manquante. 100 pages offertes à l'inscription, sans carte bancaire.