Factur-X, UBL, CII : comprendre les formats de facture électronique

Depuis le 1^er septembre 2026, vos gros fournisseurs vous adressent leurs factures par une plateforme agréée. Vous avez peut-être déjà vu passer les mots Factur-X, UBL ou CII dans un courriel de votre éditeur de logiciel, sans savoir si cela vous demandait une décision.

Bonne nouvelle : la plupart de ces choix ne vous appartiennent pas, et c'est voulu. Mais deux ou trois points méritent votre attention, parce qu'ils décident de ce que vous recevez réellement et de ce que vous devrez conserver pendant dix ans.

Pourquoi un PDF envoyé par courriel ne suffit plus

Jusqu'ici, le code général des impôts était très permissif : une facture électronique pouvait prendre « une forme électronique quelle qu'elle soit ». Un PDF joint à un mail en était une. L'article 289 bis, qui organise la réforme, déroge expressément à cette règle.

Désormais, trois conditions se cumulent. La facture doit être dématérialisée sur tout son parcours — créée, transmise et reçue sous forme électronique. Elle doit contenir ses informations sous forme structurée, c'est-à-dire rangées dans des champs normalisés qu'un logiciel lit sans interprétation : le SIREN dans la case SIREN, la TVA dans la case TVA. Et elle doit transiter par une plateforme agréée.

Un PDF classique échoue sur deux de ces trois points. Il n'est pas structuré — il contient une image de texte, pas des données —, et il n'emprunte pas le circuit prévu. Il reste une facture parfaitement valable commercialement et fiscalement ; simplement, ce n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.

Trois formats, un seul dictionnaire

Avant de parler des formats, il faut comprendre ce qui les relie. La norme européenne EN 16931, produite par le CEN en 2017 à la demande de la Commission européenne, ne décrit aucun fichier : elle liste les informations qu'une facture doit porter et la façon dont elles s'articulent. C'est un dictionnaire, pas une grammaire.

Les formats, eux, sont trois manières d'écrire ce dictionnaire. L'article 41 septies C de l'annexe IV au CGI, réécrit par l'arrêté du 27 juillet 2026, impose à toute plateforme agréée de savoir les recevoir tous les trois :

• CII (Cross Industry Invoice), une syntaxe XML des Nations unies — c'est elle qu'on trouve à l'intérieur d'un fichier Factur-X ;
• UBL (Universal Business Language), l'autre syntaxe XML, créée par le consortium OASIS et largement utilisée en Europe du Nord ;
• le format mixte, un PDF contenant un fichier de données — autrement dit Factur-X.

Chacun se décline en deux profils : « EN16931 », le socle européen, et « EXTENDED-CTC-FR », son extension française. Retenez surtout ceci : UBL et CII transportent le même contenu dans deux langues différentes. Le choix entre les deux est une affaire de tuyauterie, pas de comptabilité.

Factur-X : un PDF avec une doublure de données

Ce qu'il y a dans le fichier

Une facture Factur-X n'a rien d'exotique : c'est un PDF que vous ouvrez, lisez et imprimez comme d'habitude. La subtilité tient à la norme d'archivage PDF/A-3, qui autorise à glisser des fichiers à l'intérieur du PDF. Factur-X y place un fichier XML nommé factur-x.xml, invisible à l'écran, qui contient la même facture en données exploitables. L'humain lit le PDF, le logiciel lit le XML.

C'est un standard franco-allemand : il s'appelle ZUGFeRD outre-Rhin, et les deux forums qui le publient — le FNFE-MPE en France, le FeRD en Allemagne — éditent exactement la même spécification. La version courante, Factur-X 1.09.2, a été publiée le 4 août 2026.

Le piège des profils

Factur-X existe en cinq niveaux de richesse, du plus pauvre au plus complet : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 et EXTENDED. Tous ne sont pas admis par la réforme française, et c'est l'erreur la plus coûteuse au démarrage. Le profil MINIMUM est exclu : il ne contient pas assez de données structurées pour valoir facture. Le profil BASIC WL n'est toléré que jusqu'au 1^er septembre 2027. Les profils cibles sont EN 16931 et son extension française.

La spécification elle-même est explicite : MINIMUM et BASIC WL ne satisfont pas aux exigences d'une facture et ne valent qu'à titre d'aide à la comptabilisation. Si votre éditeur vous propose d'émettre en MINIMUM, la question mérite d'être posée par écrit.

Le PDF et le XML doivent dire la même chose

Que se passe-t-il si les deux couches divergent ? La spécification pose une règle de cohérence stricte : toute donnée présente dans le XML doit figurer dans la partie lisible. Le PDF pris dans son ensemble, pièces jointes comprises, constitue la facture. La divergence n'est donc pas un cas à arbitrer, c'est une anomalie à corriger.

Ce que vous n'avez pas à choisir

Beaucoup de dirigeants redoutent de subir le format retenu par leurs fournisseurs. L'administration répond sans détour qu'un fournisseur ne peut pas vous imposer un format d'échange. Vous choisissez votre plateforme selon les formats qui vous conviennent, et c'est elle qui convertit ce qui arrive.

Le texte va plus loin : lorsque la conversion ne garantit pas strictement l'intégrité des données, la plateforme doit transmettre en plus une représentation lisible contenant l'ensemble des données d'avant conversion. Vous ne vous retrouverez donc jamais devant un fichier XML brut sans traduction.

Dernier point rassurant : vous pouvez continuer à déposer vos factures chez votre plateforme dans le format de votre logiciel actuel, même exotique. Le socle s'impose entre plateformes, pas entre vous et la vôtre.

Ce que le structuré change à la réception

Le gain est réel et immédiat : le SIREN du fournisseur, le numéro de facture, la date, le total HT par taux et le montant de TVA arrivent en champs identifiés. Plus de ressaisie, plus de reconnaissance de caractères sur ces informations, et plus d'erreur de lecture sur un montant.

Ce qui ne change pas, en revanche, ce sont les contrôles de fond. Recevoir une facture par le circuit électronique ne vaut pas validation par l'administration : le rapprochement avec la commande, la cohérence des montants et les règles de déduction de la TVA restent entièrement de votre ressort.

Et jusqu'au 1^er septembre 2027, vous vivrez avec deux flux en parallèle : du structuré venant des grands comptes, du PDF venant de tous les autres. C'est la vraie difficulté de l'année qui vient.

Archivage : le piège le plus coûteux

Une idée fausse circule : « la plateforme garde tout ». C'est inexact. Les services qu'une plateforme agréée doit rendre sont énumérés limitativement par les textes, et l'archivage légal n'en fait pas partie. Certaines le proposent en option ; ce n'est pas une obligation, et l'obligation de conservation reste la vôtre.

• Conservez le fichier structuré tel que reçu : c'est lui l'original fiscal, pas la copie écran.
• Conservez aussi la représentation lisible : la lisibilité doit être assurée jusqu'au terme de la conservation.
• Vérifiez les durées. Le code de commerce impose dix ans. Côté fiscal, le délai est encore de six ans aujourd'hui, mais il passe à dix ans au 1^er janvier 2027 pour toute pièce dont le délai expire après cette date. En clair : ne détruisez plus rien qui arrive à échéance en 2027.

Un mot enfin sur la piste d'audit fiable : contrairement à ce qu'on lit souvent, la réforme ne la supprime pas. Elle reste exigée, et elle s'impose aussi à celui qui reçoit la facture.

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